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Déménagement ou agrandissement de votre bureau?

Conseils ameublement et mobilier de bureau

Voilà la question cruciale à laquelle tout dirigeant d'entreprise est confronté en période de changements. Plusieurs facteurs peuvent influencer ce choix. Il m'apparaît primordial de vous inviter, tout d'abord, à examiner vos objectifs. Cela vous assurera une planification optimale et vous aidera à préciser vos priorités.

Voici les principaux facteurs qui incitent les dirigeants à passer à l'action :

  • Augmentation de l'efficacité et de la productivité des employés
  • Développer un sentiment d'appartenance
  • S'adapter aux mouvements d'expansion du personnel
  • Proposer une flexibilité selon le type de tâche à accomplir

L'objectif du designer est de créer et réaliser des concepts d'aménagement intérieur qui répondent aux besoins fonctionnels et sécuritaires de l'entreprise sans perdre de vue, l'esthétisme des lieux.

Première étape

Le succès d'un tel projet repose sur un suivi rigoureux du processus de design comprenant plusieurs étapes, dont la première est la cueillette des informations.

Cette première étape constitue la pierre angulaire de tout programme d'aménagement. La règle de l'art est la capacité du designer à recueillir des informations de qualité qui concernant tant l'aspect spatial que celui fonctionnel incluant toute la philosophie de l'entreprise (ressources humaines, communications, etc.). À cela s'ajoute également l'image que l'entreprise veut véhiculer auprès de ses employés et du monde extérieur.

Le designer analysera l'organigramme de l'entreprise afin d'identifier la situation hiérarchique et départementale. À l'aide d'un questionnaire, il préparera ses entrevues auprès du personnel. Cette consultation poussée permettra de déterminer les objectifs, attentes, besoins et préférences de chaque groupe sans jamais perdre de vue l'utilisation prévue des divers espaces. Cette étape cruciale nécessite une bonne écoute de la part du designer et exige une transparence totale des représentants de l'entreprise.

Au cours de cette démarche, on abordera les quatre éléments suivants :

1.  Le département

La description de chaque département fournit les renseignements pertinents sur les employés, les fonctions et les exigences qui y sont reliées (confidentiel, concentration, clérical, travail en équipe, etc.). Est-ce que les aires de travail sont fermées ou ouvertes? Quels sont les irritants et/ou les bénéfices? Quelles sont les interrelations au sein du même groupe, entre les groupes (échanges de données, travail commun ou d'équipe, consultation, etc.)?

Bref, tout ce qui peut préciser le positionnement stratégique des départements et des usagers afin d'établir les circulations tant verticales qu'horizontales sont importantes.

2.  Les aires de soutien et aires particulières

Les salles de réunion, salle de conférence, le coin café, la salle de repos, la cafétéria, les aires d'attente et de réception, par exemple, constituent ces aires de soutien et aires particulières. Là encore, des précisions s'imposent. Qui les utilisent? À quelle fréquence? Sont-elles partagées? Auprès de combien de participants?

Plus les renseignements seront précis, plus cela permettra une évaluation juste pour établir les dimensions et le nombre de ces aires.

3.  Les équipements

Cette section couvre tous les types d'équipements : ordinateurs, imprimantes, photocopieurs, etc. S'agit-il d'une utilisation isolée ou partagée dans le département ou avec d'autres groupes? Il faut identifier chacun des lieux où l'on retrouve les équipements et en fournir les particularités avec les contraintes ou autres éléments pertinents.

4.  Les rangements

Cela comprend les étagères, les classeurs, les archives, etc. On identifie généralement quatre types de rangement :

  • Personnel

  • Uniques au département

  • Partagés entre département

  • Collectifs (pour l'ensemble de l'entreprise)

Comme vous pouvez le constater, aucun élément n'est ignoré. Plus la cueillette d'information est précise et détaillée, meilleure en est la planification pour une utilisation maximale et efficace des pieds carrés et une augmentation de la productivité des usagers. N'est-ce pas là le premier objectif d'un réaménagement?

Christiane Benoît, APDIQ
Designer d'intérieur, directrice de projet EXA Design

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